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電信網碼號資源類文檔管理制度

第一條  為加強電信網碼號資源類文件檔案管理工作,規范文檔收集、整理、保存、管理和利用,特制定本制度。

第二條  電信網碼號資源類文件檔案管理范圍:

(一)  申請材料:申請材料、補充材料、修改材料、聯系人及聯系方式等;

(二)  處理意見:各級受理、處理人員意見等;

(三)  交接手續:各級材料交接簽字單據,收發件單據等;

(四)  處理結果:文件、證書(含證書存根)、受理通知書、不予受理通知書、不予批準答復材料等;

(五)  其他資料:通話記錄等;

(六)  年報檢材料:年報表格等。

第三條  碼號資源類文件檔案采用集中制管理,設立專用文件檔案柜,檔案管理工作實行專人負責制,由受理人員負責。

第四條  受理人員接到申請人申請材料后,對符合要求、能夠接收的申請材料當天建立檔案,并做好記錄;對有補充材料的,將補充材料與原材料合并歸檔,并做好記錄;對修改材料的,用修改材料替換原材料歸檔,并做好記錄。

對不符合要求、不能夠接收的申請材料,不予建立檔案,但需做好記錄。如能當場退還的,當場退還,交接件過程中要嚴格履行登記手續,并做好記錄;如不能當場退還的,與申請人協商后退還或銷毀,并做好記錄。

第五條  對辦結的申請,在收到主管部門的答復意見、文件、證書等相關材料后,由受理人員將辦理結果通知申請人,有需要交接文件、證書等文檔的,交接件過程中要嚴格履行登記手續,并做好記錄。對同一申請過程中涉及的所有文件、材料、記錄檔案合并歸檔,在發放證書或文件后5個工作日完成歸檔工作。

第六條  對已經辦結的文件檔案進行統一整理、分類、排序、編號,保證資料齊全、完整、有效,目錄清晰、管理規范,方便日常查閱。

第七條  已歸檔的材料,部有明確要求的,按照部要求執行;部無明確要求的,按照永久保管期限執行。

第八條  歸檔材料的銷毀須經過碼號部主管認可,且必須進行粉碎或按照有關保密規定處理。嚴禁隨意丟棄未經粉碎處理的歸檔材料。

第九條  歸檔材料的借閱須經過碼號部門主管或中心主管批準,借閱者需辦理借閱手續,需要借走的資料一周內必須歸還。

第十條  因工作需要,發生檔案移交的,應嚴格履行檔案交接手續。移交的材料應包括電子文檔和書面文檔兩部分。原檔案管理人員應書面列明檔案內容清單,并在碼號部主任、中心檔案管理負責人員的監督下,與新任檔案管理人員就清單內容逐一核對交接。核對無誤后,原檔案管理人員、新任檔案管理人員、碼號部主任、中心檔案管理負責人員共同簽字,完成檔案管理移交工作。

第十一條  本制度自發布之日起執行。

 

 

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